Üdvözöljük a

Báli Szabályzat | GYMSKIK, Győr-Moson-Sopron Megyei Kereskedelmi és Iparkamara

honlapján!

-

Báli Szabályzat

Szerző: Choi Eszter | 2018. november 14.

 Győr-Moson-Sopron Megyei Kereskedelmi és Iparkamara szervezésében, társszervezésében és támogatásával megrendezésre kerülő tagozati bálokra vonatkozóan

Szabályzat célja:

-          Tagozati bálok szabályozott keretek között történő lebonyolítása, előzetes célkitűzések elérésének biztosítása, a bálok révén, azok által elérni kívánt kamarai célok támogatása (üzleti közösség gondozása és építése, tagtoborzás).

-          Kamarai munkaszervezet, különösen a tagozati titkárok szervező munkájához ésszerű keretek meghatározása, biztosítása.

-          A kamara szervezésében, társszervezésében illetve támogatásával megvalósuló tagozati bálok teljes transzparenciájának, a kamarai erőforrások jogszerű felhasználásának biztosítása.

 

Szabályzat hatálya:

-          Bál meghatározása: az úgynevezett báli szezonban megtartott, szervezett, vendéglátással kiegészülő ünnepélyes táncalkalom, amelyet kiegészíthet egy szórakoztató műsor is.

-          A 2018. július 01-ét követően, minden, a Győr-Moson-Sopron Megyei Kereskedelmi és Iparkamara szervezésében, társszervezésében, illetve támogatásával megrendezésre kerülő tagozati bálokra kiterjed.

 

Tagozati bálok céljának megfogalmazása:

A bál céljának meghatározása, kamarai célokhoz való hozzárendelésével egy maximum 25 mondatos összefoglalóval, mely az esemény előtt minimum 4 hónappal az elnökséghez benyújtásra kerül, a kamarai titkár által.  A célmeghatározás elnökségi jóváhagyását követően indulhat el az előzetes szervezés.

  1. I.                    A Kamara szervezésében megvalósuló bálok szervezésére vonatkozó rendelkezések

Bálok előzetes szervezésére vonatkozó rendelkezések:

-          Részletes költségvetés, feladatlista összeállítása a bál tervezett dátuma előtt legkésőbb 3 hónappal (felelős: tagozati elnök koordinálásával a tagozati titkár) Formája: Excel táblázat, részletes feladatlista, valamint a várható költségek hozzárendelése a feladatokhoz.  A feladatlistát a bál lebonyolításáig folyamatosan kell frissíteni, a táblázat naprakész vezetése a tagozati titkár feladata. A feladat- és költségterv tételesen tartalmaz minden feladatot és költségtételt, megjelölve a pénzügyi forrást.

-          A költségvetésnek tartalmaznia kell a bevételi tervet (felelős: tagozati elnök koordinálásával tagozati titkár), amely tételesen tartalmazza a kamara szempontjából bevételnek minősülő tételeket.

-          Tombolatárgyak átvétele: magánszemélytől nem, kizárólag egyéni vállalkozótól, gazdasági társaságtól, illetve regisztrált szervezettől engedélyezett, mindkét fél (átadó és átvevő) által aláírt átadás-átvételi jegyzőkönyv mellett. Átadás-átvételi jegyzőkönyv legalább egy eredeti példányban készül, a tagozati titkár feladata ennek megőrzése.

Tagozati titkár munkaidő keretét kamara biztosítja, maximum heti 20 óra időtartamban (beleértve levelezést, szervezést, tombolatárgyak szervezését, jegyértékesítést, szponzorokkal

-          kapcsolattartást). Tagozati titkár a munkaidő felhasználásról nyilvántartást vezet, amit heti szinten a Kamara titkárával egyeztet.

-          További munkatársak bevonása a feladatok elvégzésére kizárólag a kamarai titkár előzetes engedélyével történhet.

 

 

Lebonyolítás:

-          A bállal kapcsolatban felmerülő minden kiadásnak és bevételnek a Kamara könyveiben meg kell jelennie, betartva a Kamara pénzügyi, és a gazdálkodásra vonatkozó szabályzatait. A bált megelőzően a belépőjegyek árusítása, csak nyugta vagy számla ellenében történhet, amelyet a pénzügyi csoportnak naponta le kell adni.

-          Az esetleges szponzorokkal szerződést kell kötni, a befizetéseket, az aláírt szerződések alapján lehet indítani.

-          Tagozati titkár báli jelenlétét a kamara biztosítja, a munkaidőn kívüli munkavégzésért a munkavállaló a jogszabályban meghatározott módon kompenzációban részesül.

-          Bálon felmerülő tagozati titkári feladatokat a tagozati elnök lehetőség szerint időben és pontosan jelzi, illetve koordinálja.

-          További kamarai munkatársak bevonása kizárólag a titkár előzetes engedélyével történhet, a munkaidőn kívüli munkavégzésért a munkavállaló a jogszabályban meghatározott módon kompenzációban részesül.

-          Tombola:

  • Nincs szükség a Nemzeti Adó- és Vámhivatal Központi Hivatala Szerencsejáték Felügyeleti Főosztályának (SZF) az engedélyére a nem folyamatosan szervezett sorsolásos játék lebonyolításához akkor, ha a sorsjegyet kizárólag a sorsolás helyszínén jelenlévők között árusítják és a kibocsátott sorsjegyek száma az ötezer darabot, vagy összes értéke az 500 000 forintot nem haladja meg. A következő fontos feltétel, hogy a nyeremények fogyasztói áron számított összértéke vagy a kisorsolásra kerülő pénzösszeg a kibocsátott sorsjegyek összes értékének 80 százalékát meghaladja.
  • A tombolából befolyt összeg dokumentálásra kerül a tombolajegy árusítás lezárását követően, a tagozati titkár által összeállított és aláírt jegyzőkönyvben (formanyomtatvány), amelyet a tagozati elnök, és a tagozat által delegált 1 fő aláírásával igazol.

Utógondozás:

-          Szponzoroknak köszönő levél megküldése a tagozati elnök nevében, a tagozati titkár által.

-          Számlák, szerződések, megrendelők, teljesítésigazolások és szponzori szerződések leadása a pénzügyi csoportnak.

-          A bevételek dokumentálása és költségek elszámolása a tagozati titkár és a pénzügyi-gazdasági csoport feladata, az ehhez szükséges munkaidő keretet a kamara biztosítja.

  1. I.                    Külső gazdasági társaság bevonásával szervezett, a kamara társszervezésében megrendezésre kerülő bálokra vonatkozó rendelkezés

Bálok előzetes szervezésére vonatkozó rendelkezések:

-          Részletes költségvetés, feladatlista összeállítása a bál tervezett dátuma előtt legkésőbb 3 hónappal (felelős: tagozati elnök koordinálásával tagozati titkár, a szervező gazdasági társaság képviselőjével együttműködve) Formája: Excel táblázat, a kamarai feladatokra vonatkozóan részletes feladatlista valamint a várható költségek hozzárendelése a feladatokhoz.  A feladatlistát a bál lebonyolításáig folyamatosan kell frissíteni, a táblázat naprakész vezetése a kamarai részfeladatokra vonatkozóan a tagozati titkár feladata. A feladat- és költségterv tételesen tartalmaz minden kamarai feladatot és költségtételt. A költségvetésben előzetesen meg kell határozni, hogy a költségek viselését a teljes költségvetésből hány %-ban vállalja. A költségvetésben meg kell jelölni a kamarai részfeladatokon és vonatkozó költségtételeken kívül a további felmerülő feladatokat, a pénzügyi forrással együtt (kamarai, illetve szervező gazdasági társaság).

-          A társszervezésben felmerülő feladatokhoz a kamara humán erőforrást biztosít, előzetesen írásban meghatározott feladatokra:

  • támogatók megkeresése és kapcsolattartás támogatókkal, közösen a külső gazdasági társaság megjelölésével illetve képviselőjével
  • tombolatárgyak átvétele és szervezése
  • bál népszerűsítése szakmai körökben, a kamarai hírcsatornákon keresztül
  • főszervező gazdasági társaság munkájának támogatása és előzetesen egyeztetett részfeladatok ellátása.

-          Tombolatárgyak átvétele: magánszemélytől nem, kizárólag egyéni vállalkozótól, gazdasági társaságtól illetve regisztrált szervezettől engedélyezett, mindkét fél (átadó és átvevő) által aláírt átadás-átvételi jegyzőkönyv mellett. Átadás-átvételi jegyzőkönyv legalább egy eredeti példányban készül, a tagozati titkár feladata ennek megőrzése.

-          Tagozati titkár munkaidő keretet kamara biztosítja, maximum heti 15 óra időtartamban (beleértve levelezést, szervezést, tombolatárgyak szervezését). Tagozati titkár a munkaidő felhasználásáról nyilvántartást vezet, amit heti szinten a titkárral egyeztet. Tagozati titkár a bál főszervezője által kijelölt, a főszervező gazdasági társaság munkatársának munkáját segíti.

-          További munkatársak bevonása a kamara titkárának előzetes engedélyével történik.

-          Tagozati titkár a jegyek értékesítésében nem vehet részt, a jegyek értékesítése a szervező gazdasági társaság feladata és felelőssége.

-          A kamara társszervezőként a bál költségeihez adott tagozat elnökségének határozata értelmében hozzájárulhat.

-          A bállal kapcsolatos kommunikációs tevékenységnél valamennyi szervezőt fel kell tüntetni (gazdasági társaság, kamara, esetleges további szervezők, a kommunikáció nem lehet félrevezető).

-          A költségvetésben előzetesen meghatározott módon a költségek viselésének arányával megegyező mértékben a bevételből a kamara részesül.

-          Pénzügyi felelősséget a bál megrendezéséért a kamara társszervezőként nem vállal.

 

Lebonyolítás:

-          Tagozati titkár báli jelenlétét kamara biztosítja, a munkaidőn kívüli munkavégzésért a munkavállaló a jogszabályban meghatározott módon kompenzációban részesül.

-          Bálon felmerülő tagozati titkári feladatokat a tagozati elnök lehetőség szerint időben és pontosan jelzi, illetve koordinálja.

-          Tombola értékesítésében a tagozati titkár kizárólag segítőként vehet részt, a tombola szervezése-lebonyolítása, jegyek értékesítése, az abból a gazdasági társaság részére befolyt összeg kezelése a főszervező gazdasági társaság feladata.

-          További kamarai munkatársak bevonása kizárólag a titkár előzetes engedélyével történik.

 

Utógondozás:

-          Kamara részéről koordinált szponzoroknak köszönő levél megküldése a tagozati elnök és a szervező gazdasági társaság nevében, a tagozati titkár által.

-          A bevételek dokumentálása és költségek elszámolása a tagozati titkár és a pénzügyi-gazdasági csoport feladata, az ehhez szükséges munkaidő keretet a kamara biztosítja.

 

  1. II.                  Külső gazdasági társaság által szervezett, kamara által támogatásban részesülő bálokra vonatkozó rendelkezés

 

Amennyiben a Tagozat úgy dönt, hogy bált kíván szervezni, de nem a Kamara munkaszervezetének bevonásával, hanem külső rendezvényszervező igénybevételével, akkor ebben az esetben a Tagozat szponzori megállapodást köt a szervező gazdasági társasággal, amelyben meghatározzák az átadásra kerülő támogatás összegét. A bállal kapcsolatos kommunikációs tevékenységnél a kamara mint szponzor jelenik meg. Ezen felül a Tagozat titkárát és a Kamara munkaszervezetét további pénzügyi és munkavégzési kötelezettség nem terheli.

 

A pénzügyi támogatásra vonatkozó rendelkezések:

-          A Tagozati vagy központi támogatás adható Tagozati Elnökségi / Elnökségi döntés alapján a kamarai célokat megvalósító, erősítő rendezvényeknek. A rendezvényeket szervező gazdasági társaságok pályázatot / kérvényt nyújthatnak be az érintett tagozatokhoz, térségekhez vagy a központi keret terhére.

-          A támogatási döntés a benyújtott támogatási kérvényt kezelő tagozat/térség szintjén születik, majd bekerül a tagozati rendezvénytervbe elnökségi jóváhagyásra.

-          A kérvényezőnek meg kell határozni a rendezvény célját, a kamarai célokat szolgáló tevékenységeit, akcióterveit. Fel kell tüntetni, hogy milyen pénzügyi, személyi, PR támogatást igényel a rendezvényhez, az igényel támogatás a rendezvény költségvetésének hány %-át jelenti.

-          A kérvényező kérvényében feltünteti, hogy kamarai támogatás esetén milyen ellenszolgáltatást biztosít a kamara részére:

-          kamarai célok erősítése

-          PR, reklám a kamara előtérbe helyezésére

-          önkéntes kamarai tagoknak belépőjegy árából kedvezmény

-          A kamara kiemelt támogatóként jelenik meg a rendezvényen, ennek megfelelő szolgáltatásokkal: megnyitó köszöntőbeszéd, roll-up, molino, TV nyilatkozat stb.

  1. III.                Pénzügyi tervezés és elszámolás alapelvek:

-          TERVEZÉS: A negyedéves rendezvényterv elnökségi ülésen való tárgyalásakor előzetes költségvetési terv kerül bemutatásra a kamarai elnökség részére. A költségvetési terv I. és II. esetben a bál költség- és tervezett bevétel tételeit tartalmazza, költségek esetében megjelölve azok forrását, illetve bevételi tételek esetében megjelölve azok kedvezményezettjét. III. esetben (kamarai szponzoráció) a tervezett támogatásról, a támogatás mértékéről az elnökség dönt.

 

-          ELSZÁMOLÁS: I. és II. esetben a befolyt bevétel felhasználás transzparenciájának biztosításához a bál bevételéiről és a felmerülő költségekről a tagozati titkár összefoglaló táblázatot készít a bál szervezését követő 30 napon belül. A bál költségvetés tényszámairól a kamara elnöksége számára előterjesztést kell készíteni. III. esetben elszámolási kötelezettség nem merül fel.

 

 

A Győr-Moson-Sopron Megyei Kereskedelmi és Iparkamara szervezésében, társszervezésében megrendezésre kerülő tagozati bálokra vonatkozó belső szabályzatot 2018. június 29-én a szabályzat kidolgozására felállított bizottság jóváhagyta és az elnökség elé terjesztésre javasolja. A szabályzatot elnökségi határozat lépteti hatályba.

 

A szabályzat a bizottsági tagok legalább 50 %-ának, illetve a kamarai elnökség javaslatára kerülhet módosításra.

 

Győr, 2018. június 29.

 

NÉV

KÉPVISELT TAGOZAT, TÉRSÉG

Fábián György

Szolgáltatási tagozat

Hartmann József

Kereskedelmi tagozat

Dr. Kovács Péter

Mosonmagyaróvár térség 

Kozma Csaba

Fertő-Rábaköz térség

Dr. Lakatos István

Kézműipari tagozat

Miklósy Lajos

Ipari tagozat

Obertolné Horváth Tímea

Győri térség

Kalmárné Dr. Hollósi Erika

GYMSM KIK